12 características que debería reunir un Jefe de Proyecto

1 comment | in | about Startupea inteligentemente | November 29, 2013
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Este artículo pertenece a la serie “Startupea inteligentemente” con los que trato de compartir lo que he aprendido liderando Erasmusu.com desde 2008. Espero que sea de ayuda a project managers, desarrolladores, diseñadores y demás locos a los que les guste crear cosas de la nada. Si eres uno de ellos, sígueme en Twitter.

¿Qué funciones y capacidades tiene que cumplir un Project Manager?

Hace unos días Miquel Camps me animó por Twitter a responder esa pregunta en Betabeers. Lo de Project Manager suena muy fucker tracker, al más puro estilo CEO del Silicon Valley, pero básicamente es la persona que tira del carro en un proyecto. Yo lo llamo “El De Los Marrones”, así, en mayúsculas. Y me ha tocado a mí durante estos 5 años esa entrañable posición en Erasmusu.com.

Con mayor o menor éxito, a base de golpes como dice Miguel Arias, algo he aprendido. Tened en cuenta que mi experiencia es la de una pequeña startup en sus primeros años, por lo que el equipo nunca ha sido de más de 6 personas al mismo tiempo. Quizás sea este tu caso. Así que si estás pensando montar un pequeño gran equipo o incluso dirigiendo ya uno, quizás te ayude esta lista que he reunido.

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Un buen Project Manager debería ser…

1. Multidisciplinar

Saber un poco de todo. De diseño, programación, marketing, SEO, ventas, métricas, canales de adquisición, etc. Y si no lo sabes, tendrás que aprenderlo. Tienes que saber siempre de lo que te hablan y haber probado un poco de todo. Que no venga un programador y te diga que “el condensador de fluzo no compila” y se partan todos el ojete de ti 🙂

Esto entra en contraposición directa con lo que el resto de miembros del equipo debería ser. Es decir, el que tira del carro debería saber un poco de todo, pero en cambio el resto de perfiles de tu equipo deberían ser altamente especializados y que se complementen entre sí en un puzzle en el que no falten piezas. Si tienes un diseñador, que se centre en eso y no también en hacer SEO.

Si te faltan recursos porque no cuentas con financiación como era nuestro caso, no te queda otra como Jefe de Proyecto, que comerte cualquier marrón que surja y de encargarte de esas tareas. Así que ponte a aprender SEO si no puedes pagarlo.

Así mismo, aún dentro de lo multidisciplinar, el Jefe de Proyecto, sobre todo al principio, sería ideal que se manejara bien o muy bien en al menos alguna materia que ayude al desarrollo del producto, ya sea como programador o diseñador. Porque sobre todo al principio faltan manos por todos lados.

2. Ágil

Programming, Motherfucker. Do you speak it?

Uilizar metodologías ágiles de iteraciones y mejoras constantes ayuda. Y también:

  • Un buen gestor de tareas como Trello.
  • Tener todo bien organizado en Google Docs, Google Spreadsheets, etc. y accesible para todos.
  • La metodología SCRUM o una variante de ella te pueden ayudar.
  • Desarrolla en sucesivas iteraciones de mejora. Esto me parece tan importante que lo he separado en un punto más abajo.

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3. Toda la información accesible para todos

Cristina, que empezó como becaria y luego hemos contratado, tuvo toda la información que quiso accesible desde el día uno. Y cuando digo toda, me refiero a toda. No tengas miedo en que todo el equipo conozca los flujos de caja, la media que se gasta un cliente, los gastos fijos a fin de mes, el sueldo de cada uno, etc.

¿Por qué es esto sano para tu startup? Por que la información, actualizada y fidedigna, de los resultados individuales y globales del trabajo de cada uno ayudan a ese miembro del equipo en cuestión a interiorizar mucho mejor la tarea que está realizando.

Vamos a verlo con un ejemplo. A la hora de impartir una tarea en Erasmusu yo puedo hacerlo de dos maneras:

  • 1. Cristina, rellename en un excel los contactos de agencias de trabajo de estas 10 ciudades. ¡Y rapidito!
  • 2. Cristina, he estado estudiando a la competencia Madafaka Jobs, resulta que hacen de intermediarios entre los estudiantes y las agencias de trabajo y se llevan una comisión por cada estudiante referido. Mira en esta gráfica de Google Analytics. ¿Ves? Resulta que tenemos más de 300 visitas al día de estudiantes que buscan trabajo. Creo que deberíamos atacar ahí. Además, he sacado una lista de las 10 ciudades en las que más entradas relacionadas con trabajo tenemos en nuestros foros. Lo lógico sería empezar por ahí. El tema es que nos llevan mucha ventaja. ¡Tenemos que ser no solo más listos sino también más rápidos que Madafaka Jobs! Por favor, haz una lista de todas las agencias de trabajo y sus contactos y luego les hablaremos sobre Erasmusu e intentaremos comernos parte del pastel de la competencia.

¿Qué opción crees que hará que Cristina se motive más? Que se sienta más parte del proyecto, que interiorice la tarea como un reto y un objetivo. Pues eso 🙂

Cuando pongas una tarea, explica el por qué y facilita toda la información posible, no pongas la tarea simplemente.

4. Crea un gran equipo

Lo más importante, el equipo. Ten mucho cuidado en quién eliges como miembro del mismo. Y no hablo solo de que sean grandes profesionales y controlen mucho en sus respectivas materias. Eso por descontando, deben ser auténticos cracks y gente sumamente inteligente.

Pero me refiero también a algo más difícil de medir a no ser que conozcas a la persona ya unos años. Hablo de cómo esa persona es en el fondo. Si es constante. Si acaba lo que empieza. Si te van a dejar o no tirado a las primeras de cambio. Si es positivo o negativo. Si se enfada o no con facilidad. Si es justo o injusto.

Por desgracia es complicado medir esas cosas si no conoces a la persona. Así que casi lo ideal es que antes de meterte en algo medio serio, pruebes pequeños mini proyectos para ver de qué pasta están hechas las personas con las que los hagas. Así irás viendo con quién te complementas y con quién no antes de embarcarte en un proyecto mayor. También puedes recurrir a gente de confianza que te recomienden otras personas en las que ellos confían. Y por supuesto, tu propia intuición.

Por otro lado, si ya llevas unos años en marcha, es más importante en lo que se vaya a convertir la persona que entre en tu equipo que lo que es en el momento de la entrevista. Intenta ver más allá. Puede que sea alguien recién salido del cascarón, aún sin experiencia ninguna, pero con un gran potencial e inteligencia. Y es tu responsabilidad detectar ese potencial. Ver en lo que se va a convertir esa persona en el futuro. Y contratarla.

5. Aprende a delegar

Los buenos trabajadores, si tienen responsabilidades propias y saben que no les llevas de la mano, es cuando más se desarrollan.

No hay nada mejor que cuando logras decir “Lo que tu decidas está bien”. Un artículo al respecto que me gusta mucho es este.

Esto no te exime de llevar un control del equipo, de los objetivos y de la planificación. No puedes tampoco delegar inmediatamente en una persona. Delegar es un skill más, lo desarrollarás con el tiempo. Antes de poder delegar una tarea que hasta ahora llevabas tu en una persona debes trabajar junto con ella, documentarla bien, etc.

Pero cuando veas que puedes confiar en alguien. Delega. Y normalmente podrás antes de lo que tu crees. Muchos Jefes de Proyecto, yo incluido, tendemos a ser demasiado controladores. Trabaja en aprender a delegar.

6. Marca objetivos

Marca objetivos claros a corto plazo y pon el rumbo hacia ellos. Si puedes cada semana hacer un release de algo concreto, mejor que mensualmente. Marcar también objetivos a largo plazo para no entrar en modo funnel e ir como un burro con el campo de visión tapado.

El equipo se sentirá más motivado si sabe hacia dónde se dirige y si tiene objetivos concretos que cumplir. Ten una planificación futura en un Google Doc accesible por todos, para que todos puedan ver hacia dónde se dirige el barco.

Recuerda, “No hay ningún viento favorable para el que no sabe a qué puerto se dirige“.

7. Vigila tus métricas constantemente y toma decisiones

Tendrás que convertirte en un friki de las métricas. De crecimiento, de ventas (CAC siempre menor que CLV), de clientes, geográficas, etc. Comprueba que coinciden o no con tus objetivos y pivota en función de ellas.

Herramientas como Google Analytics, Kissmetrics y Mixpanel serán tus mejores amigas. Las dos segundas son de pago, así que dependerá de tus recursos. Yo no las uso. También puedes conectar Google Spreadsheets con tu base de datos y generar informes y gráficas en hojas de excel siempre compartidas con todo el equipo. Así es como lo tenemos nosotros en Erasmusu gracias al crack de Emilio.

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¡Ojo barro! Asegúrate de que estás midiendo bien. Tomar decisiones sobre métricas equivocadas es como confundirse de camino en un mapa: te puede llevar a Mordor.

8. Pivota y tiro porque me toca

Pivotar no es más que “Vamos a probar esto así en modo cutre-rápido y si funciona iteramos y lo mejoramos”. Eso sí, cuidado con abandonar demasiado pronto algo. No soy muy del “Fail fast” ese de moda.

9. Desarrolla en sucesivas iteraciones

Relacionado con lo anterior. La primera vez que pruebes algo que sea siempre de forma manual y rápida. No te pongas automatizar sin saber si algo vende, convierte, funciona o lo que toque.

Vamos a verlo con un ejemplo real. En Erasmusu quisimos probar si la gente compraría una posición en un listado desde el propio listado. Es decir, por ejemplo, destacar “El Bar de Pepe” en la página de “Murcia”, con un botón de compra desde el propio listado. Su desarrollo podríamos haberlo hecho de dos maneras:

  • 1. ¡Jodo, nos vamos a forrar con esto! Vamos a crear un sistema del copón en que para cada ciudad ponemos un botón de compra con pasarela posterior aceptando todos los pagos posibles: Paypal, tarjeta de crédito, etc. Además, tras el pago, los llevamos a una sección en la que puedan mediante un formulario molón elegir el título, texto e imagen de su destacado. Y también que puedan ponerlo en varios idiomas según la interfaz de Erasmusu. Y por supuesto que puedan editarlo, borrarlo o lo que quieran. Y renovar su compra. Y ya que estamos que tenga un panel con las estadísticas que les está generando, con gráficas molonas.
  • 2. Quizás esto funcione o quizás no. Somos perros viejos y sabios. Vamos a poner un texto de “Esta posición podría ser tuya” y un botón simple de pago con Paypal. Tras el pago, les llevamos a un sección que ponga: “En breve nos pondremos en contacto contigo para configurar tu destacado”. Vigilamos los pagos, y cuando haya uno, les escribimos y les montamos manualmente su destacado. Al final de mes lanzamos una query y les pasamos sus estadísticas por email. Aprovechamos y les vamos preguntando si les está funcionando o no y qué cosas necesitan. Si les gustarían unas estadísticas o no, etc. Y bueno, vamos a ver si esto vende o no.

La opción 2 es más cutre. Pero es mucho más rápida de probar y te permite escalar de forma inteligente. Si haces la opción 1 y luego resulta que no te funciona habrás perdido un tiempo valiosísimo. Además, haciendo la opción 2, verás cómo responden realmente las personas ante ese servicio, y empezarás a aprender cosas que ni se te habían ocurrido antes. Y si empieza a funcionar, podrás iterar y mejorar, con datos cada vez más fiables, A/B testeando incluso si toca, lo que quieras.

10. Automatiza

Eso sí, una vez hayas probado un modelo y esté funcionando de forma manual, ¡automatizalo! Si la opción 2 del punto anterior funciona, una vez hayas aprendido todo lo que puedas sobre ella, itera y automatízala.

Lo mismo para cualquier protocolo de trabajo. Intenta siempre que todo esté lo más automatizado posible. Responde a cosas como: “Este protocolo en el que pringan 3 personas… ¿podría hacerlo una sola persona si desarrollamos este sistema?”.

11. No abandones rápidamente

Itera un poco más. Olvida un poco lo de “si fallas, falla rápido” y esas monsergas made in USA. Aquí no se rinde uno hasta por lo menos haberse dejado la piel. Si te sacan de la cancha de juego, que sea chorreando sangre 😛

12. Aprende

Aprende todo lo que puedas:

  • Lee mucho, ten los ojos abiertos y aprende constantemente.
  • Reconoce tus errores y tus debilidades.
  • Intenta no pasarte de cabezón. No te creas tan listo como para tener siempre la razón. Vale, admito que esta me cuesta horrores. Soy muy cabezón la verdad 🙂
  • Si te dan un zas en toda la boca, agacha cabeza.
  • Si no sabes algo, pregúntalo. Que no te de corte preguntar a la gente del sector tus dudas.
  • Vigila a tu competencia. Y hazles ingeniera inversa cuando toque. Me refiero: si algo les funciona a ellos, pruébalo tú mismo, y mejóralo. Mentalidad japonesa pura 🙂
  • Estate al tanto de las últimas noticias en tecnología. Lee blogs sobre el tema y apúntate a listas molonas como La Bonilista o La Niusleta.
  • Conoce a la gente del sector. Otra en la que peco bastante. Me muevo bastante por Twitter, pero apenas acudo a saraos.
  • Ten los pies en el suelo. Recuerda que vas a morir.
  • Comparte lo que aprendas. Ayuda a otros. Ya sea en tu blog, en persona, como puedas. Devuelve a la comunidad lo que la comunidad te está aportando.

¡Itérate tú ti mismo! ¡Mejora!

Conclusión

Espero que esta lista te sea de ayuda. O por lo menos que te hayas echado unas risas con las tiras cómicas Dilbert y Mark Curphey. Dale caña a tus proyectos y sígueme en Twitter si te gustan estos temas.

Agradecimientos: Eduard Giménez de Emetrics, por revisar el borrador y cazar varios gazapos. Y los primeros RTs: Borja Reinares, Sergio Palomeque, David Quirant, Apermury, David Burgos, Miquel Camps, Diego Mariño. Espero que no se me olvide nadie, porque esos primeros RTs son muchísimo de agradecer. Sin ellos este artículo lo leería mi madre y poco más 🙂 ¡Gracias!

¿Y tú? ¿Estás de acuerdo con todo? ¿Se te ocurren otras características que debería tener un Jefe de Proyecto? ¿No estás de acuerdo con algo de lo que digo? Deja un comentario y me lo cuentas 🙂

Comments 1 comment

  • Nax

    Lo tenía desde hace unos días en fav esperando sacar hueco para leerlo… estoy con un despliegue kilométrico así que ha sido el momento idóneo.
    ¡Me ha encantado!, muchas gracias por escribirlo… son el tipo de recomendaciones sinceras de las que gusta nutrirse. Algunas cosas que mencionas dan un poquito de vértigo (.3 especialmente para mi), pero desde luego se hace lo posible… planteado como lo ejemplificas desde luego se ve claro la aportación que puede brindar al equipo tener “las cosas claras”

    December 9, 2013

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