La Navegación Zombie está matando tu productividad. ¡Pero tiene remedio!

Este artículo pertenece a la serie “Startupea”. Espero que sea de ayuda a esos locos a los que les gusta crear cosas de la nada. Si eres uno de ellos, sígueme en Twitter.

Te voy a mostrar un escenario que igual te es familiar

Más o menos suele ser así:

• Comienzas a trabajar en tu ordenador. Tu objetivo es estar 100% concentrado en tu proyecto.
• Los primeros 10 minutos sin problema, te cuesta quizás un poco arrancar pero te pones a la tarea.
• De pronto, se te ocurre algo interesantísimo que poner en Twitter, o bien recibes una notificación de nuevo email, o un WhatsApp, o te preguntas qué tripa se le habrá roto a algún amigo en Facebook, o quieres ver la portada de Menéame…
• ¡Y ya estás perdido! Casi sin darte cuenta has entrado en la temida “Navegación Zombie”. Puede que sean 5, 10, 30 minutos o incluso más los que pierdas. Da igual cuánto tiempo sea, estarás haciendo una tarea que no tiene nada que ver con el objetivo que te habías planteado.
• Y no solo eso, cuando te des cuenta y vuelvas a la tarea que te habías marcado, te costará volver a concentrarte en ella.

¿Por qué es tan fácil caer en la Navegación Zombie? Porque es placentero. La información en trocitos alimenta tu sistema dopaminérgico. Te ofrece sensación de saciedad aunque no estés completando ninguna tarea provechosa. ¡Y por eso es realmente adictivo!

¿Cómo remediarlo?

Yo no soy ningún gurú de la productividad. Pero a lo largo de los años he ido desarrollando un método de trabajo que al menos a mí me funciona razonablemente bien. Todos somos diferentes, así que lo te voy contar no es ninguna panacea. Depende de ti encontrar lo que realmente te funciona. Aunque nunca viene mal cierta base.

Por los proyectos en los que trabajo, soy bastante multifunción y mis consejos están más orientados a perfiles de este tipo. Así que si por ejemplo solo haces diseño, puede que no te sean de tanta utilidad, pero no pierdes nada por echarles un vistazo rápido.

Es más, ninguno de los puntos que vas a leer es algo revolucionario, más bien son consejos bastante simples y lógicos. ¡Aquí van!

1) Antes de ponerte a trabajar, márcate un objetivo claro y sencillo.

La tarea con la que te pongas debe ser algo muy concreto. Algo ya desmenuzado. No una tarea que puedas dividir en otras subtareas. Un buen gestor de tareas como Trello te puede ser de mucha utilidad.

Ejemplos válidos:

• Contestar emails de mantenimiento.
• Maquetar la portada de una web.
• Recopilar 40 emails de empresas que pueda interesarles tu servicio.
• Programar la funcionalidad de cierto botón.
• Etc.

No saltes a otra tarea hasta que hayas terminado esta. ¡Sin excusas!

2) Desconecta absolutamente todo lo que no tenga que ver con la tarea inmediata que vas a realizar

Y cuando digo todo incluyo: WhatsApp, email, teléfono, Facebook, Skype, Google Talk… ¡todo!.

Un gran paso, si no lo necesitas para la tarea inmediata, sería apagar tu móvil por completo, o dejarlo en silencio y sin vibración. Igual te suena hardcore, sobre todo si trabajas por cuenta propia, pero te aseguro que notarás un aumento brutal en tu productividad.

Si trabajas con Photoshop, solo debes tener abierto Photoshop, no Photoshop y tu cuenta de Gmail.

¡Ojo! Esto incluye incluso tareas que están relacionadas con tu trabajo pero que no sean la tarea actual. Por ejemplo: contestar emails o llamadas telefónicas. ¡Quítate el miedo! Si un cliente te llama y no contestas porque ahora mismo no toca, ¡no pasa nada! Ya recibirá respuesta más adelante. No vas a perder clientes por ello.

Te pongo aún ejemplos más extremos:

• ¿La tarea que vas a realizar no requiere Internet? Desconéctalo.
• ¿No requiere el ordenador? Apágalo.

3) Intenta mantener el foco al menos durante 25 minutos. ¡Tomato Alert al rescate!

Fijo que ya te suena la Técnica Pomodoro. En realidad lo de los 25 minutos es una quimera, el tiempo óptimo que una persona puede estar concentrada y el número de pausas varía en mi opinión de un individuo a otro, de la tarea que realices, de cómo te encuentres anímicamente, ¡de muchos factores!

Pero intenta al menos estar 25 minutos concentrado. Y hacer pausas breves de no más de 5 minutos y pausas más largas de no más de 15 minutos.

Importante: la Técnica Pomodoro por sí sola no acaba de funcionar. Necesitas una herramienta que te avise si dejas de trabajar en las aplicaciones o webs que te habías marcado. Prueba Tomato Alert, es una herramienta muy sencilla pero que hace justo lo que promete. De hecho, la desarrollé para usarla personalmente y la utilizo a diario.

4) Márcate unas franjas lógicas de trabajo y síguelas a rajatabla

Me refiero a que si vas a trabajar en cosas muy distintas a lo largo del día, las agrupes. Imagínate que trabajas en una comunidad online propia y que te encargas del mantenimiento, llevar las cuentas de twitter y facebook, el email de contacto y encima tienes que desarrollar cierta sección nueva. Esta sería una buena forma de organizarse:

• 1 hora: mantenimiento del contenido creado el día pasado.
• 2 horas: contestar emails de contacto y responder llamadas telefónicas.
• 1 hora: dinamizar las cuentas de Twitter y Facebook.
• 3 horas: desarrollo de la nueva sección.

¿Y qué pasa si recibes una llamada o email cuando estás por ejemplo programando?

Para empezar, no deberías saber que has recibido dicho email o esa llamada. Ambos deberían estar desconectados 🙂. Simplemente ese email o llamada perdida lo contestaras cuando estés en la franja de “contestar emails…”, aunque sea al día siguiente. No pasa nada porque un cliente espere 24 horas. Es más, les parecerá bien que seas una persona seria con horario de contacto.

5) Domestica a los que te rodean. ¡Y a tus clientes!

Tanto si trabajas en casa como en la oficina, “domestica” a los que te rodean. Algunas opciones son:

• La más sencilla. Hazles entender que nunca te interrumpan durante ciertas horas concretas.
• Haz como los hoteles. Utiliza un código de colores y una placa en tu escritorio: color verde significa que estás en la franja horaria en la que pueden hablarte y hacerte preguntas. Color rojo significa que quieres estar concentrado sin interrupciones en la tarea actual.

En cuanto a tus clientes, si cumples el punto 4 y haces saber los horarios en los que pueden contactarte y en los que pueden esperar una respuesta, será más que suficiente para que queden totalmente «domesticados».

6) No trabajes a distancia

No trabajes a distancia si puedes evitarlo. Es uno de los errores que cometí en mi startup. Chatear es un productivity black hole de primera.

No hay nada, nada, comparado a trabajar en un equipo bajo el mismo techo.

7) Date premios a ti mismo por buen comportamiento

Suena estúpido, pero a mi funciona. Si por ejemplo estoy trabajando y me apetece muchísimo un donut de chocolate, me digo a mi mismo: “Venga, termina esta tarea, y durante la pausa larga, bajo y me compro uno, pero nada hasta que no la termine”.

Si estás a dieta no te preocupes :), vale cualquier cosa como “premio”:

• Dar un paseo por el parque.
• Echar un vistazo rápido a Twitter.
• Mirar las chorradas que han puesto tus colegas en el grupo de WhatsApp.
• Darse un garbeo por Dribbble y hacer el ganso poniendo frasecitas como «Awesome work!», «Great job, man!» o «I want your panties!» y repartir unos cuántos likes.
• Etc.

8) Cuida las pausas y duerme bien

Durante las pausas tu subconsciente seguirá trabajando en los problemas en los que te habías concentrado en tus etapas de trabajo. ¿Nunca te ha saltado un “¡Eureka!” mental mientras hacías una tarea totalmente distinta a la del problema original?

Las pausas son cruciales para tu inspiración y productividad. Realizar varias pausas cortas al día alternadas con Pomodoros, mejora la agilidad mental.

Y dormir bien, al menos 8 horas diarias, es tanto o más importante. De hecho tus recuerdos a largo plazo se asienten mientras duermes. Y muchos de los problemas más complejos los resuelves también mientras duermes. ¿No te ha pasado nunca que te despiertas con la solución a un problema en el que habías estado concentrado el día anterior? Te aseguro que de no haber dormido bien tu subconsciente no habría podido trabajar.

9) Separa las herramientas y espacio de trabajo de las de ocio

Esto va sobre todo dirigido para los que en ocasiones trabajamos desde casa.

En cuanto a las herramientas

La verdad es que no es algo que yo mismo haya logrado hacer, pero sí que me gustaría probar. Me refiero a que quizás es contraproducente utilizar el mismo ordenador con el que trabajas para jugar o ver series.

Quizás una excelente idea sería utilizar cierto ordenador y periféricos únicamente para el trabajo. De forma que psicológicamente te acostumbres a que cuando estés con ellos, no es hora de mirar el Twitter o leer tus blogs favoritos. ¡Es hora de trabajar!

Un tablet podría ser el sustituto ideal para leer blogs, chatear, mirar tu Facebook y Twitter, etc. La consola u otro ordenador distinto podrían ser utilizados para los juegos, películas, etc.

En mi caso esto es bastante complicado, porque me muevo mucho de país y voy siempre con el portatil. Y claro, acabo utilizándolo para todo. Es bastante más fácil si trabajas en una oficina 🙂

Si tu mismo haces esta separación que comento y piensas que funciona bien, déjame un comentario y me lo cuentas, que me interesa.

En cuanto al lugar de trabajo

Y lo que sí estoy seguro es que no es bueno utilizar el mismo espacio físico para ocio que para trabajar. Ha habido épocas en las que vivía en un minúsculo estudio en el que dormía, trabajaba, comía, etc. Y fue duro seguir una rutina de trabajo decente. Si trabajas desde casa, no hay nada como tener un despacho de trabajo.

En resumen

Mantener el foco es complejo, pero seguir un método y utilizar herramientas como Tomato Alert te pueden ser de mucha utilidad.

Crédito de la imagen de las ovejitas: xkcd.

¿Y tú? ¿Qué cosas te funciona a ti? ¿No estás de acuerdo con alguna de las que he puesto? Deja un comentario y nos las cuentas.